Demande d’autorisation de travail : étapes, pièces et délais

Introduction

Dans un marché de l’emploi tendu où les pénuries de main‑d’œuvre s’accroissent, les employeurs des secteurs du nettoyage, du BTP et des services à la personne sont de plus en plus amenés à recruter des travailleurs non européens. Toutefois, la loi française impose des règles strictes.

En vertu de l’article L.8251‑1 du Code du travail, il est interdit d’embaucher un étranger sans titre l’autorisant à travailler. Sauf cas d’exemption, l’employeur doit solliciter une autorisation de travail auprès de l’administration avant l’embauche. La réussite de cette démarche repose sur une bonne connaissance des conditions requises, des pièces justificatives et des délais. Cet article propose un guide complet et opérationnel pour conduire une demande d’autorisation de travail dans les meilleures conditions.

Définition, enjeux et importance de l’autorisation de travail

L’autorisation de travail est un acte administratif qui permet à un étranger de travailler en France. Elle peut être intégrée à un titre de séjour (carte « passeport talent », carte « vie privée et familiale », etc.) ou distincte lorsqu’il s’agit de certaines cartes (temporaire « salarié », « travailleur temporaire », « travailleur saisonnier »).

Elle est délivrée par le préfet après avis des services de main‑d’œuvre et, dans certains cas, de l’Office français de l’immigration et de l’intégration (OFII).

L’autorisation fixe la profession, l’employeur et parfois le lieu d’exercice ; en cas de changement d’employeur, une nouvelle autorisation est nécessaire.

Pour les employeurs, obtenir cette autorisation est indispensable pour sécuriser le contrat et éviter de lourdes sanctions. Embaucher un salarié étranger sans autorisation expose l’entreprise à des amendes pouvant atteindre 20 750 € par salarié et à des peines d’emprisonnement en cas de récidive. L’enjeu est donc double : répondre aux besoins de compétences tout en respectant la réglementation.

Conditions d’obtention de l’autorisation de travail

Quatre conditions principales doivent être réunies pour que l’administration délivre une autorisation de travail :

1. Adéquation à la situation de l’emploi : le poste doit soit figurer sur la liste des métiers en tension (arrêté du 21 mai 2025) soit faire l’objet d’une offre publiée pendant au moins trois semaines sans qu’un candidat local n’ait pu être recruté. Cette obligation est appelée « opposabilité de la situation de l’emploi ». Elle est levée pour les métiers en tension.

2. Respect des conditions d’emploi : la rémunération proposée doit être au moins égale au Smic ou au minimum prévu par la convention collective. Le contrat doit également être conforme au droit du travail (temps de travail, congés, durée du CDD si applicable).

3. Respect des obligations de l’employeur : l’employeur doit être à jour de ses obligations sociales et fiscales et ne pas avoir été condamné pour travail illégal, fraude aux détachements ou infractions graves à la santé et sécurité. Il doit fournir une attestation de paiement des cotisations sociales datant de moins de six mois.

4. Conditions liées au salarié : l’administration s’assure que le salarié remplit les conditions d’expérience ou de qualification requises pour le poste et qu’il dispose d’un titre de séjour ou d’un visa l’autorisant à demander l’autorisation de travail. Pour les étudiants, un seuil de 964 heures annuelles de travail (60 % d’un temps complet) permet d’être exonéré d’autorisation; au‑delà, l’employeur doit en faire la demande.

Documents à réunir

Une demande bien instruite repose sur un dossier complet. Les pièces à fournir varient selon la situation, mais comprennent généralement :

• Formulaire de demande en ligne : la demande s’effectue via la plateforme en ligne. Le formulaire mentionne l’identité du salarié, l’intitulé du poste, le lieu de travail, la durée du contrat et la rémunération.

• Contrat ou promesse d’embauche : le contrat doit notamment indiquer la nature (CDI ou CDD), la durée, le lieu d’exécution et le salaire proposé.

• Description du poste et annonce : si le poste n’est pas sur la liste des métiers en tension, l’employeur doit joindre la copie de l’offre d’emploi publiée pendant au moins trois semaines et la liste des candidatures reçues pour prouver l’absence de candidat local.

• Justificatifs de qualifications : copies des diplômes, certificats de travail ou attestations d’expérience du salarié.

• Pièce d’identité et visa ou titre de séjour : passeport et visa de long séjour ou carte de séjour du salarié.

• Attestation de paiement des cotisations sociales : délivrée par l’Urssaf et attestant du paiement régulier des contributions sociales.

• Preuve de logement pour les travailleurs saisonniers : pour les emplois saisonniers, l’employeur doit fournir un justificatif attestant d’un logement décent, conforme au décret sur les normes d’habitabilité.

Processus de dépôt et délais

1. Publier l’offre et évaluer la situation de l’emploi

Lorsque le poste n’est pas sur la liste des métiers en tension, l’employeur doit publier l’offre sur une plateforme France Travail et la maintenir pendant trois semaines. Il doit conserver la preuve de publication et la liste des candidatures reçues et rejetées. Cette obligation atteste qu’aucun demandeur d’emploi local ne peut occuper le poste.

Pour les métiers en tension, cette étape n’est pas nécessaire. L’employeur peut directement constituer le dossier et passer à l’étape suivante.

2. Déposer la demande en ligne

Depuis 2021, les demandes d’autorisation de travail se font exclusivement en ligne. L’employeur complète le formulaire, téléverse les pièces justificatives et valide le dossier. La plateforme génère un accusé de réception. La préfecture vérifie la complétude du dossier et peut solliciter des pièces complémentaires.

3. Vérification de la nationalité et du titre par la préfecture

En parallèle de la demande d’autorisation de travail, l’employeur doit vérifier l’authenticité du titre de séjour ou du visa du salarié. Pour ce faire, il adresse une demande au préfet du département du lieu d’embauche au moins deux jours ouvrables avant le début de l’activité. Le préfet dispose de deux jours ouvrables pour répondre. En l’absence de réponse, l’employeur est réputé avoir satisfait à son obligation de vérification. Cette procédure vise à lutter contre la fraude documentaire.

4. Instruction de la demande

Une fois la demande réceptionnée, la préfecture examine les conditions d’emploi (contrat, salaire, durée), la situation de l’emploi (offre publiée ou métier en tension), la régularité de l’employeur (cotisations sociales, absence de condamnation) et les caractéristiques du salarié (compétences, titre de séjour). Les services peuvent également consulter l’OFII pour avis.

En principe, le préfet rend sa décision dans un délai de deux mois. L’absence de réponse au bout de deux mois vaut rejet implicite de la demande.

Les décisions sont notifiées à l’employeur et au salarié. En cas d’acceptation, l’autorisation est délivrée sous la forme d’un document électronique (ou, dans certains départements, d’un document papier) indiquant l’employeur, le poste, le lieu et la durée. Le salarié peut alors demander son visa ou sa carte de séjour correspondant au contrat s’il s’agit d’une procédure d’introduction de main d’oeuvre étrangère.

5. Recours en cas de refus

Si l’autorisation est refusée, l’employeur peut former un recours gracieux auprès du préfet ou un recours hiérarchique auprès du ministre de l’Intérieur. Il peut également saisir le tribunal administratif dans un délai de deux mois. Pour maximiser les chances de succès, il est conseillé de motiver le recours (pénurie de main‑d’œuvre documentée, caractère stratégique du poste) et de produire des justificatifs supplémentaires.

Exemples concrets

Recruter un agent d’entretien dans le nettoyage

Une entreprise de nettoyage industriel recherche un agent d’entretien pour un CDI.

Le poste ne figure pas sur la liste des métiers en tension dans la région concernée. L’entreprise publie donc l’offre sur France Travail pendant trois semaines et n’obtient aucune candidature satisfaisante.

Elle identifie un candidat hors UE résidant en France. Pour pouvoir l’embaucher à temps plein, elle prépare une demande d’autorisation de travail et rassemble : promesse d’embauche détaillée, copie du VLS‑TS, justification de l’annonce et des candidatures ainsi que des motifs de refus.

Elle vérifie également la validité du visa auprès de la préfecture deux jours avant l’embauche. La préfecture accorde l’autorisation, le candidat peut être embauché.

Embaucher un maçon pour un chantier BTP

Une entreprise de BTP doit embaucher un maçon pour un contrat de 18 mois. Supposons que les métiers de maçon et d’ouvrier qualifié figurent sur la liste des métiers en tension dans la région concernée.

L’entreprise peut donc déposer une demande d’autorisation de travail sans publier d’offre d’emploi. Elle constitue le dossier avec la promesse d’embauche, le passeport et le VLS‑TS du candidat, une attestation Urssaf et les diplômes éventuels du maçon.

L’autorisation est accordée pour 18 mois. À l’issue de ce contrat, s’il est embauché en CDI, une nouvelle autorisation sera nécessaire et peut être un nouveau titre de séjour.

Erreurs fréquentes à éviter

• Ne pas publier l’offre suffisamment longtemps : si le poste n’est pas en tension, la publication doit durer trois semaines sur une plateforme reconnue. Une publication plus courte ou sur un site non officiel peut entraîner un refus.

• Oublier l’attestation de contributions sociales : une attestation Urssaf de moins de six mois est obligatoire.

• Proposer un salaire inférieur au minimum légal : l’autorisation sera refusée si la rémunération est inférieure au Smic ou au minimum conventionnel.

• Réutiliser une ancienne autorisation pour un nouveau contrat : chaque nouveau contrat ou employeur exige une nouvelle autorisation, sauf cas limité de reconduction à conditions identiques.

• Négliger la vérification du titre de séjour du salarié : l’employeur doit consulter la préfecture deux jours ouvrables avant l’embauche pour vérifier la validité du visa ou de la carte.

• Ignorer les obligations spécifiques des travailleurs saisonniers : un logement décent doit être fourni, ainsi qu’un contrat mentionnant les dates de début et de fin.

• Laisser travailler un étudiant au‑delà de 964 heures sans autorisation : au‑delà de 60 % d’un temps complet, une autorisation est nécessaire.

Bonnes pratiques actionnables

1. Anticiper les démarches : commencez la procédure plusieurs mois avant la date prévue d’embauche. Publiez l’offre, préparez les documents et réservez suffisamment de temps pour la validation par l’administration.

2. Vérifier la liste des métiers en tension : si le poste en fait partie, vous n’aurez pas à prouver la publication d’une offre. La liste est actualisée annuellement; consultez la version en vigueur avant chaque recrutement.

3. Assurer la conformité du contrat : indiquez clairement la durée, le lieu, la rémunération et les horaires. Évitez les clauses floues qui pourraient motiver un refus.

4. Tenir un dossier de preuves : conservez les copies des publications, des candidatures reçues, des échanges avec la préfecture, des titres de séjour et des autorisations. Cela facilitera les renouvellements et prouvera votre diligence.

5. Informer et accompagner le salarié : expliquez au candidat les étapes, les obligations (visite médicale, inscription à la sécurité sociale) et les délais. Aidez‑le à obtenir les documents étrangers nécessaires (actes d’état civil, diplômes traduits).

6. Recourir à un professionnel : pour les cas complexes (changements de statut, familles, refus), faites appel à un avocat expert afin de sécuriser la procédure et d’anticiper les éventuels recours.

7. Prévoir les coûts et délais : certaines démarches (traductions, certifications, attestations) ont un coût et peuvent retarder la procédure. Intégrez ces paramètres dans votre planning de recrutement.

8. Mettre à jour les informations internes : formez les équipes RH aux obligations légales, et mettez en place des process internes pour assurer la conformité des dossiers.

Points de vigilance

• Respect absolu des délais : la moindre omission (publication trop courte, dossier incomplet) peut entraîner un refus ou un rejet implicite.

• Cumul de démarches : l’autorisation de travail ne dispense pas de la demande de visa ou de carte de séjour lors de l’introduction d’un salarié étranger en France; ces étapes doivent être anticipées et coordonnées.

• Contrôle a posteriori : l’inspection du travail peut vérifier la situation des salariés et exiger la production des autorisations; conserver tous les documents.

• Évolution réglementaire : les lois et circulaires évoluent rapidement; une veille juridique est indispensable.

• Responsabilité partagée avec les sous‑traitants : l’entreprise donneuse d’ordre doit s’assurer que ses sous‑traitants sont en règle, sous peine d’être solidairement responsable des infractions.

• Protection des droits du salarié : l’employeur doit garantir au salarié autorisé les mêmes droits que les autres employés (visite médicale, formation à la sécurité, rémunération correcte), sous peine de contentieux prud’homal.

Conclusion

La demande d’autorisation de travail constitue un passage obligé pour embaucher un salarié étranger hors Union européenne. Cette procédure exige d’identifier si le poste est en tension, de publier une offre lorsque cela est nécessaire, de réunir des justificatifs variés et de respecter des délais précis. Une fois l’autorisation obtenue, l’employeur doit encore suivre la demande de visa ou de carte de séjour dans le cadre d ‘une procédure d’introduction et s’assurer de la conformité du contrat.

Rappelons l’essentiel :

1. L’autorisation de travail est requise pour la plupart des salariés étrangers et sa délivrance dépend de la situation de l’emploi, du respect des conditions d’emploi et de l’honnêteté de l’employeur.

2. La publication d’une offre de trois semaines n’est pas nécessaire pour les métiers en tension, ce qui accélère la procédure.

3. Le dossier doit comprendre le contrat, la preuve de publication, les diplômes, l’attestation Urssaf et le titre de séjour du salarié.

4. La préfecture vérifie l’authenticité du titre deux jours avant l’embauche et répond à la demande d’autorisation de travail dans un délai de deux mois.

5. Tout changement de contrat requiert une nouvelle autorisation, et l’employeur doit conserver les preuves pour faire face à un contrôle.

En adoptant une démarche anticipée, rigoureuse et conforme aux règles, les entreprises peuvent sécuriser leurs recrutements, répondre à leurs besoins de compétences et offrir aux salariés étrangers une insertion durable. L’accompagnement par un expert demeure le meilleur moyen d’éviter les écueils et de transformer ces obligations en opportunités.